La crise du Covid-19 constitue à bien des égards un bouleversement historique qui interroge à l’échelle mondiale le système économique, social et politique.

Elle bouleverse aussi le monde et l’organisation du travail dont c’est notre spécialité. Les choses ne seront certes plus les mêmes, mais elles peuvent être envisagées de façon plus performante et plus humaine, face aux nouveaux enjeux générés par la crise du Covid-19.

La prévention des risques est plus que d’actualité, nous nous faisons une fierté de l’appliquer à nous-mêmes : la profession d’avocat nécessite, au regard des turbulences que nous connaissons depuis plusieurs mois, de profonds changements, au service du justiciable. Dans un métier traditionnellement de l’écrit, à une époque où tout se dématérialise, en particulier pour des questions de sécurité et de performance, il faut repenser les modes de travail.

C’est le temps de la remise en question mais aussi de la modernisation et de l’anticipation.

Nous avons choisi d’adapter notre façon de travailler afin:

  • d’assurer la continuité de la prise en charge de l’activité, quels que soient les risques structurels que nous pourrions connaître à l’avenir,
  • et d’imaginer une nouvelle relation client prenant en compte à la fois les spécificités de notre profession en termes de relation humaine et les consignes de sécurité sanitaire qui vont se prolonger durant plusieurs mois.

En tant qu’employeur de droit privé, nous avons une obligation de protection de nos personnels et d’adaptation des locaux aux nouvelles normes fixées. Les configurations des cabinets d’avocats liées aux usages des professions libérales, traditionnellement dans des locaux de type anciens appartements, sont souvent peu adaptés aux normes impératives d’accueil du public, particulièrement renforcées en temps de Covid.

Nous vous présentons en conséquence avec fierté les dispositions mises en place pour que rien ne change et même, osons le dire, pour dépoussiérer quelques usages de la profession et donner un nouveau visage au métier d’avocat dans sa relation client.

L’objectif est d’assurer une meilleure proximité, un accès facilité au conseil par la dématérialisation et les nouvelles technologies et un service sur-mesure en fonction des besoins exprimés, notamment sur la transmission des pièces, l’accès aux rendez-vous téléphoniques et la démocratisation des entretiens en visioconférence.

Plus de sécurité, plus de proximité et plus de temps disponible.

Nous espérons que cette nouvelle organisation saura répondre à l’ensemble de vos besoins et nous comptons sur vous pour nous adresser vos idées, vos remarques et vos demandes, sans que la crise majeure que nous traversons ne vienne constituer un nouveau frein à l’accès la Justice.

LES NOUVELLES NORMES DE SECURITE AU TRAVAIL: APPLICATION AUX CABINETS D’AVOCATS

La profession d’avocat est basée sur le contact humain, la proximité avec les clients, souvent en présentiel, et l’échange de documents. Dans ces conditions, l’accueil du public a été rendu impossible durant le confinement total et le sera encore pendant une longue période, au regard des textes et normes de sécurité imposées, en dehors des audiences et convocations impératives par les autorités administratives.

Comme toute entreprise, les cabinets d’avocat doivent se soumettre à des règles strictes d’accueil du public et de protection des personnels.

La grande difficulté à Paris, ce qui a été déjà largement éprouvé durant les grèves, concerne la circulation dans les transports et en particulier l’usage du métro et des trains péri-urbains, dans une zone de forte densité urbaine et de saturation des réseaux.

Le décret n°2020-548 du 11 mai 2020 est venu fixer jusqu’à nouvel ordre les règles de circulation. Elles sont encore très largement restreintes, limitant le transport à la fois des clients mais aussi des personnels des cabinets qui sont invités à télé-travailler au maximum durant encore plusieurs semaines avant la période estivale.

Pour une meilleure compréhension de ces contraintes, nous avons résumé les principales dispositions du décret dans le tableau suivant, avec dans la colonne de droite les applications pratiques à notre cabinet d’avocat.

Dispositions réglementant les transports et l'accueil du public

(Décret n°2020-548 du 11 mai 2020)

Article 3

Il est interdit de sortir d'un périmètre supérieur à 100 km de son domicile sauf pour les motifs suivants:

1° Trajets entre le lieu de résidence et le ou les lieux d'exercice de l'activité professionnelle, et déplacements professionnels insusceptibles d'être différés ;

2° Trajets entre le lieu de résidence et l'établissement scolaire effectué par une personne qui y est scolarisée ou qui accompagne une personne scolarisée et trajets nécessaires pour se rendre à des examens ou des concours ;

3° Déplacements pour consultation de santé et soins spécialisés ne pouvant être assurés à distance ou à proximité du domicile ;

4° Déplacements pour motif familial impérieux, pour l'assistance des personnes vulnérables, pour le répit et l'accompagnement des personnes handicapées et pour la garde d'enfants ;

5° Déplacements résultant d'une obligation de présentation aux services de police ou de gendarmerie nationales ou à tout autre service ou professionnel, imposée par l'autorité de police administrative ou l'autorité judiciaire ;

6° Déplacements résultant d'une convocation émanant d'une juridiction administrative ou de l'autorité judiciaire ;

7° Déplacements aux seules fins de participer à des missions d'intérêt général sur demande de l'autorité administrative et dans les conditions qu'elle précise.

Les personnes qui se déplacent pour l'un de ces motifs doivent se munir
- d'une déclaration indiquant le motif du déplacement
 -le cas échéant, d'un ou plusieurs documents justifiant ce motif,
- d'un justificatif du lieu de résidence. 

L'attestation peut être téléchargée sur ce lien 

A ce jour, Paris et l'Ile-de-France sont en zone rouge et les contrôles des déplacements sont particulièrement renforcés.

En pratique, la difficulté rencontrée par les avocats tient aux convocations à des audiences se déroulant hors ressort, compte tenu des fortes restrictions des transports publics (voir article 6)

Néanmoins, la circulation reste possible sur des distances permettant un déplacement en transport privé sur une journée et fait partie des autorisations dérogatoires, permettant l'assistance des clients sur l'ensemble du territoire. Compte tenu de la fermeture des hôtels et restaurants, les déplacements sur plusieurs jours d'audience sont néanmoins rendus particulièrement complexes. La Justice a en conséquence adapté ces contraintes sur l'audiencement, en particulier lorsque le conseil est hors ressort, ce qui n'est pas sans poser des difficultés sur le libre accès et choix de son conseil.

En revanche les rendez-vous clients hors zone de 100 kms, sauf motif impérieux (type garde à vue) doivent être conduits par visioconférence ou téléphone, voire reportés à une date où la circulation sera redevenue libre.

Il faut en conséquence faire une distinction entre les rendez-vous impératifs fixés par l'autorité judiciaire ou administrative, et les rendez-vous clients qui peuvent être aménagés ou reportés, selon l'urgence. (voir sur ce point article 13)

Article 6

L'autorité organisatrice de la mobilité compétente, ou Ile-de-France Mobilités pour l'Ile-de-France, organise, en concertation avec les collectivités territoriales concernées, les employeurs, les associations d'usagers et les exploitants des services de transports, les niveaux de service et les modalités de circulation des personnes présentes dans les espaces et véhicules affectés au transport public de voyageurs, ainsi que l'adaptation des équipements, de nature à permettre le respect des dispositions de l'article 1er du présent décret.


Le port du masque est obligatoire pour toute personne âgée de plus de 11 ans dans les transports et dans les espaces affectés aux transports, sous peine de sanction pénale et de refus d'accès. 
 

Cette obligation s'applique également dans les emplacements situés sur la voie publique correspondant aux arrêts et stations desservis par les véhicules de transport de voyageurs.

L'obligation du port du masque pesant sur le passager ne fait pas obstacle à ce qu'il lui soit demandé de le retirer pour la stricte nécessité du contrôle de son identité.

Le préfet de département ou, pour l'Ile-de-France, le préfet de la région Ile-de-France, est habilité à réserver, à certaines heures, eu égard aux conditions d'affluence constatées ou prévisibles, l'accès aux espaces et véhicules de transport public collectif de voyageurs, ainsi qu'aux quais des tramways et aux espaces situés à proximité des points d'arrêts desservis par les véhicules de transport routier collectifs de voyageurs aux seules personnes effectuant d'un déplacement pour les motifs suivants :

1° Trajets entre le lieu de résidence et le ou les lieux d'exercice de l'activité professionnelle, et déplacements professionnels insusceptibles d'être différés ;

2° Trajets entre le lieu de résidence et l'établissement scolaire effectué par une personne qui y est scolarisée ou qui accompagne une personne scolarisée et trajets nécessaires pour se rendre à des examens ou des concours ;

3° Déplacements pour consultation de santé et soins spécialisés ne pouvant être assurés à distance ou à proximité du domicile ;

4° Déplacements pour motif familial impérieux, pour l'assistance des personnes vulnérables, pour le répit et l'accompagnement des personnes handicapées et pour la garde d'enfants ;

5° Déplacements résultant d'une obligation de présentation aux services de police ou de gendarmerie nationales ou à tout autre service ou professionnel, imposée par l'autorité de police administrative ou l'autorité judiciaire ;
6° Déplacements résultant d'une convocation émanant d'une juridiction administrative ou de l'autorité judiciaire ;

7° Déplacements aux seules fins de participer à des missions d'intérêt général sur demande de l'autorité administrative et dans les conditions qu'elle précise.


Cees personnes présentent les documents permettant de justifier le motif de ce déplacement.

L'attestation est à télécharger ici.

Le non-respect de ces consignes est également soumis à une sanction pénale et au refus d'accès.

Des restrictions impactent également le transport national.

Tout opérateur de transport public collectif de voyageurs routier par autocar ou autobus, ou guidé ou ferroviaire, communique aux voyageurs, par annonce sonore et par affichage dans les espaces accessibles au public et affectés au transport public de voyageurs et à bord de chaque véhicule ou matériel roulant, les mesures d'hygiène et de distanciation sociale dites « barrières ».

L'opérateur permet l'accès à un point d'eau et de savon ou à un distributeur de gel hydro-alcoolique pour les voyageurs.

Le port du masque est obligatoire.

Toute entreprise qui propose des services ferroviaires ou routiers de transport de personnes dépassant le périmètre d'une région, rend obligatoire, sauf impossibilité technique, la réservation dans les trains et cars utilisés pour le transport au-delà de ce périmètre.

Les réservations sont limitées à 60 % de la capacité maximale des véhicules.

Dans le cas de livraisons à domicile, à l'exception des opérations rendues nécessaires par un déménagement, les livreurs ou manutentionnaires, après avoir avisé au préalable le destinataire ou son représentant, laissent les colis devant la porte, mettent en œuvre des méthodes alternatives qui confirment la bonne livraison et ne récupèrent pas la signature du destinataire.

Il ne peut être exigé de signature d'un document sur quelque support que ce soit par le destinataire ou son représentant.

Sauf réclamation formée par tout moyen y compris par voie électronique, au plus tard à l'expiration du délai prévu contractuellement ou à défaut de stipulation contractuelle à midi le premier jour ouvrable suivant la remise de la marchandise, la livraison est réputée conforme au contrat.

Ces dispositions sont d'ordre public.

L'article prévoit aussi le transport dans les véhicules de 9 personnes et le covoiturage.
 

Cet article réglemente l'accès aux transports publics qui doivent gérer à la fois le flux de voyageurs et l'aménagement des équipements.

A Paris et en Ile-de-France, il convient de consulter chaque jour le site de la RATP qui fait état du trafic en respectant les consignes suivantes:
- le port du masque est obligatoire,
- le trafic est réduit afin de tenir compte du nombre de personnes présentes dans les rames,
- les heures de pointe sont soumises à des restrictions plus fortes, chaque personne devant détenir une attestation spéciale.

En pratique, l'intention du législateur est de réserver les transports publics aux usagers n'ayant aucune autre possibilité de circuler et se trouvant dans l'un des motifs impérieux de circulation (professionnel, convocation, motif médical...)

Comme pour les rendez-vous, il est fortement déconseillé de se déplacer pour l'instant. 

Les transports en dehors de la zone autorisée de 100 kms sont soumis aux aléas des réservations de train dont la capacité n'est que de 60%, bien que l'avocat puisse, pour une audience, librement se déplacer sur tout le territoire français. Il n'est pas constaté en pratique de véritable difficulté sur le transport, en dehors de l'application stricte des règles de sécurité.

La livraison à domicile est également concernée par les restrictions avec une obligation de remise sans contact ou de dépôt devant la porte. 

La difficulté dans l'exercice de l'avocat concerne la transmission de pièces confidentielles et de dossiers contenant des actes qui sont traditionnellement transmis par coursier. Chaque fois que ce sera possible, une organisation de transmission sans contact avec présence effective pour une réception sécurisée devra être mise en place, à défaut de pouvoir dématérialiser la transmission (souvent au regard du volume des dossiers)





Article 13

Dans les établissements recevant du public dans lesquels l'accueil du public n'est pas interdit, le gestionnaire de l'établissement informe les utilisateurs de ces lieux par affichage des mesures d'hygiène et de distanciation sociale, dites « barrières ».

Afin d'assurer la sécurité des personnels et du public, des règles d'accueil, de circulation et de modes de travail doivent être mises en place et respectées au sein des cabinets d'avocat comme pour toute entreprise, sous peine d'engager la reponsabilité civile et pénale des employeurs.

Ces règles s'imposent en particulier à l'accueil des clients.

Les dispositions prises au sein du cabient Armide sont exposées dans le chapitre : plan de déconfinement.

LES MASQUES DE PROTECTION

Compte tenu des fortes perturbations du fonctionnement de la Justice et de l’impossibilité matérielle de pouvoir respecter les gestes barrières, le Conseil de l’Ordre de Paris et celui de Marseille ainsi qu’un syndicat d’avocats ont saisi la juridiction administrative d’un référé-liberté afin que l’Etat mette à disposition masques et gels pour les avocats dans l’exercice de leurs missions au sein des établissements de Justice.

Le manque de matériel expose en effet les avocats dans toutes leurs démarches (audiences, démarches retrait de dossier/dépôt d’actes…) dès lors que beaucoup de prestations ne peuvent être dématérialisées. En outre, cette pénurie met un frein non négligeable à l’accès à la Justice et à l’avocat, en particulier en matière pénale. Ainsi, l’avocat doit faire un choix cornélien entre protéger sa santé, celle de son client, et assurer tout de même la défense de ce dernier dans les meilleures conditions.

Sur cette procédure, le Conseil d’Etat a rendu sa décision le 20 avril 2020. Elle peut être consultée ici.

L’arrêt est particulièrement intéressant en ce qu’il rappelle le contexte de la production et de la distribution des masques en France, l’une des grandes problématiques de la gestion de cette crise.

Le Conseil d’Etat relève que l’Etat français est en situation de pénurie et que les dispositions prises dans le cadre des plans de continuité d’activité des juridictions ont tenté d’aménager au mieux la sécurité. Il souligne également que la priorité doit être donnée aux agents de l’Etat, ce dernier, en qualité d’employeur, ayant une obligation de protection de la santé et de la sécurité de ses agents.

En clair, les avocats doivent se débrouiller.

Nous reproduisons un extrait de cette décision tant il est rare que l’obligation de protection des agents publics soit mentionnée dans une décision administrative:  » il appartient à l’Etat d’assurer le bon fonctionnement des services publics dont il a la charge. Il doit, à ce titre, dans le cadre de la lutte contre le covid-19, veiller au respect des règles d’hygiène et de distance minimale entre les personnes afin d’éviter toute contamination. Il doit également, lorsque la configuration des lieux ou la nature même des missions assurées dans le cadre du service public conduisent à des hypothèses inévitables de contacts étroits et prolongés, mettre à disposition des intéressés des équipements de protection, lorsqu’ils n’en disposent pas eux-mêmes. Cependant, face à un contexte de pénurie persistante à ce jour des masques disponibles, il lui appartient d’en doter d’abord ses agents, à l’égard desquels il a, en sa qualité d’employeur, une obligation spécifique de prévention et de sécurité pour garantir leur santé et, tant que persiste cette situation de pénurie, d’aider les avocats qui, en leur qualité d’auxiliaires de justice, concourent au service public de la justice, à s’en procurer lorsqu’ils n’en disposent pas par eux-mêmes, le cas échéant en facilitant l’accès des barreaux et des institutions représentatives de la profession aux circuits d’approvisionnement. Pour le gel hydro-alcoolique, pour lequel il n’existe plus la même situation de pénurie et les avocats sont donc en mesure de s’en procurer par eux-mêmes, il appartient à l’Etat d’en mettre malgré tout à disposition, lorsque l’organisation des lieux ou la nature même des missions ne permettent pas de respecter les règles de distanciation sociale. »

En pratique, cela a donné lieu à des dispenses d’audiences et un accès à la défense particulièrement restreint. Nous avons détaillé l’impact de l’Etat d’urgence sur le fonctionnement de la Justice sous cette rubrique.

A ce jour, les cabinets ont pu acheter des masques mais la distribution reste difficile, ainsi que pour les gels hydroalcooliques.

PLAN DE DECONFINEMENT

La troisième complexité de la gestion interne du cabinet d’avocat tient à l’application du plan de déconfinement qui doit être mis en oeuvre par l’ensemble des entreprises.

Ce plan est consultable in extenso ici.

Il contient des dispositions impératives à l’attention des salariés et personnels des cabinets d’avocat (et des entreprises en général) mais aussi des clients et des avocats eux-mêmes. Rappelons que ces professions sont particulièrement exposées puisqu’elles ont 31 jours de carence avant de pouvoir bénéficier d’un arrêt maladie pris en charge, ce qui expose les avocats, au-delà du problème sanitaire évident, à un risque économique.

Nous avons résumé les différentes dispositions dans le tableau suivant avec en colonne de droite, les applications que nous avons mises en place au sein de notre structure

Protocole national de déconfinement pour les entreprises pour assurer la santé et la sécurité des salariés

Philosophie générale du Protocole

Ce protocole a été publié par le Ministère du Travail afin d'aider les entreprise à la protection de la santé et de la sécurité au travail de leurs personnels:
- éviter les risques d'exposition au virus
- évaluer les risques qui ne peuvent être évités
- privilégier les mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle

La reprise annoncée le 11 mai 2020 est loin de constituer un retour à la normale.

Au-delà de la protection personnelle des individus, l'Etat organise les rapports sociaux sur le lieu de travail afin d'assurer une protection collective, en réponse aux contraintes de la propagation du virus et à la connaissance scientifique actuelle. Ces règles sont en conséquence suceptibles d'évoluer. Malgré cette incertitude, nous avons souhaité mettre en place des dispositifs permettant de gérer l'avenir en cas de nouvelle crise sanitaire afin de ne pas interrompre ni compromettre l'activité.

Le protocole concerne l'organisation du travail

Il préconise ainsi:

- la mise en oeuvre du télétravail comme principe,

- en cas d'impossibilité absolue, le séquencement des activités et la mise en place d'horaires décalés,

- le contrôle du nombre de personnes présentes en fonction de l'espace disponible,

- le port du masque lorsque l'ensemble de ces règles n'est pas possible.

Compte tenu de la configuration des locaux et des personnels présents, nous avons décidé de fermer l'accès au public jusqu'au 15 septembre 2020 pour les raisons suivantes:

- En parallèle des dispositions relatives aux restrictions de transport et de la situation spécifique de la ville de PARIS, cette fermeture permet de respecter strictement, le temps de l'évolution de la pandémie et de l'été, les préconisations ministérielles, afin de protéger l'ensemble des personnels,

- Nous en profitons pour effectuer quelques travaux et aménagements afin de repenser l'espace de travail que nous présenterons en septembre lors de la rouverture au public, si les conditions sanitaires le permettent.

Les seuls rendez-vous autorisés seront ceux des signatures d'actes ou tout autre rendez-vous nécessitant une présence impérative. Le port du masque pourra être rendu obligatoire en fonction de la situation de certains personnels vulnérables.

La remise des pièces et les rendez-vous clients non impérieux se feront par la voie dématérialisée.

Ces mesures n'impactent pas la participation aux audiences ou convocations administratives qui se déroulent en dehors des locaux.

Elles visent avant tout à ne pas exposer les personnels salariés et les avocats qui, par nature, sont en contact fréquent avec le public.

Mesures barrières et de distanciation physique

Le protocole rappelle les comportements à adopter en cas  de réception du public et de travail dans des espaces ouverts à plusieurs collaborateurs:

- se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon ou avec une solution hydro-alcoolique et se sécher les mains avec un dispositif de papier/tissu à usage unique

- éviter de se toucher le visage, en particulier le nez et la bouche,

- utiliser un mouchoir jetable pour se moucher, tousser, éternuer ou cracher et le jeter aussitôt,

- tousser et éternuer dans son coude ou dans un mouchoir en papier jetable,

- mettre en oeuvre les mesures de distanciation physique: ne pas se serrer la main et conserver une distance physique d'un mètre (soit 4m2 sans contact autour de chaque personne)

- aérer régulièrement (toutes les 3h) les pièces fermées pendant 15 minutes

- désinfecter régulièrement les objets manipulés et les surfaces, y compris les sanitaire

- éviter de porter des gants, le risque de contamination étant égal voire supérieur,

- rester chez soi en cas de symptômes évocateurs du Covid-19 (toux, difficultés respirationres..) et contacter son médecin traitant ou le 15 en cas de symptômes graves

- un contrôle systématique de température à l'entrée des établissements est exclu mais toute personne est invitée à mesurer elle-même sa température en cas de sensation de fièvre et plus généralement d'auto-surveiller l'apparition de symptômes évocateurs de Covid-19.

L'ensemble de ces mesures impératives fait l'objet d'un affichage au sein des locaux et devra être impérativement respecté par le public et le personnel.

Les difficultés posées en entreprise concernent surtout la distanciation physique qui n'est pas toujours possible au regard de la configuration des bureaux et du nombre de salariés et de collaborateurs.

Il en est de même de l'obligation de désinfection régulière et des mesures d'aération qui demandent une organisation spécifique et le recrutement de personnels spécialisés.

C'est la raison pour laquelle le temps de la pandémie et des restrictions, nous avons fermé les locaux afin de permettre un travail serein et moins contraignant en termes d'organisation, favorisant le télétravail qui reste le principe, ou l'absence totale d'accueil du public avec une présence restreinte sur le lieu de travail limitant les risques de propagation.

Les locaux ne contiennent pas toujours de sanitaires indépendants pour les personnels et l'accueil du public qui peut être parfois très important, surtout lorsque plusieurs avocats exercent dans le même cabinet.

Nous avons donc repensé l'organisation et la sécurité afin de préserver l'ensemble des personnes présentes ou fréquentant, le temps d'un rendez-vous, le cabinet. Elles seront effectives à la rentrée lors de la rouverture.

Lorsque l'accueil du public sera maintenu pour motif impérieux, l'ensemble de ces règles sera scrupuleusement respecté et imposé aux clients (gestes barrières et distanciation sociale notamment).

C'est pour éviter le risque de propagation du virus et les angoisses pouvant être liées à ce nouveau type de pratiques que nous avons imaginé une nouvelle relation client qui sera, en respectant les consignes de télétravail du gouvernement, davantage dématérialisée. Elle reste pour autant très conviviale et humaine compte tenu du large panel d'outils numériques offerts.

Recommandations en termes de jauge par espace ouvert

La jauge constitue le taux d'occupation maximale des espaces ouverts au public et en milieu de travail (Avis du Haut Conseil de la santé publique du 24 avril 2020)

Il est fixé à 4m2 minimum par personne ce qui doit permettre une distance minimale d'1 mètre dans toutes les directions

Lorsque certaines situations ne permettent pas le respect de ces distances, le port du masque grand public doit être mis en place.

La surface à prendre en considération est la surface résiduelle, c'est-à-dire hors parties occupées.

Par exemple, un établissement disposant d'une surface résiduelle de 160 m2 pourra accueillir 40 personnes (160/4) mais l'accueil doit être adapté aux contraintes de l'agencement des locaux, notamment lorsqu'il existe de nombreux flux par nature imprévisibles d'usagers ou clients.

Les difficultés liées à ces dispositions résident dans:

- l'adaptation des postes de travail prenant en compte le sens de la circulation et les flux de personnels, 

Il s'agira par exemple de réglementer l'accès aux appareils communs (type imprimante) avec un ordre de circulation et une obligation de désinfection systématique après usage (écran tactile et numérique)

- le nombre imprévisible d'accueil du public et de clients dans certains couloirs ou salles d'attente, nécessitant un partage d'agenda parfois complexe à mettre en place, compte tenu de la diversité des activités et des contraintes professionnelles, pouvant générer des tensions ou incompréhensions,

- l'adaptation des locaux afin de faire respecter la distanciation sociale sur les postes de travail eux-mêmes (réception de documents, dépôt de courrier...) et les nouvelles pratiques à adopter dans un métier ou les échanges physiques de documents sont constants. Les postes des assistantes sont en ce sens particulièrement exposés d'autant que leur placement en télétravail est impossible à mettre en place.

Dans ces circonstances, par mesure de protection des salariés et afin de ne pas alourdir la charge de gestion des risques, particulièrement soutenue en période de déconfinement, nous avons fait le choix de fermer les locaux jusqu'au 15 septembre 2020.


Gestion des flux de personnes

Dans les établissement recevant du public, les flux de personnes doivent faire l'objet d'une analyse rigoureuse. Il faut gérer les périodes d'affluence mais aussi les anticiper et éventuellement les réduire.

Des plans de circulation doivent être mis en oeuvre pour garantir le respect de la distanciation physique minimale.

Chaque collaborateur doit disposer d'un espace de 4 m2 y compris pour circuler. En conséquence, l'employeur cherchera, outre les réorganisations du travail permettant de séquencer les process, à revoir l'organisation de l'espace de travail pour éviter ou limier au maximum les croisements.

Chaque personne travaillant au sein de l'organisation doit être informée des nouvelles conditions de circulation et des conditions d'usage des espaces.

Le télétravail doit être mis en place chaque fois que possible. La présence physique ponctuelle ou périodique des télétravailleurs, lorsqu'elle est nécessaire, doit être organisée de façon à être étalée pour limiter le nombre de salariés rejoignant simultanément l'entreprise.

La gestion des flux doit également intégrer celle des autres acteurs: clients, fournisseurs, prestataires...

Il convient également de gérer les périodes d'affluence mais aussi de les anticiper pour les éviter ou les réduire. Une information spécifique des clients et usagers doit être entreprise afin d'éviter les phases d'affluence et de regroupement, en particulier à l'entrée des bâtiments.

Il convient de fluidifier, par des plans de circulation, plutôt que ralentir.

Le protocole donne plusieurs exemples concernant notamment:

- l'usage des ascenseurs,

- l'intervention de prestataires type dépannage,

- les services accueillant davantage de public ou de collaborateurs (type RH, informatique, secrétariat...) devant privilégier la prise de rendez-vous afin d'éviter les files d'attente ou les croisements,

- les locaux communs avec un échelonnement des heures de pause et un marquage au sol pour l'accès aux machines à café ou de boisson.

Le protocole dresse une liste de bonnes pratiques à promouvoir notamment en cas d'open space ou espace réduit avec l'utilisation de plexiglas en séparation et une aération régulière, 15 minutes trois fois par jour

Ces dispositions sont certainement les plus difficiles à mettre en place.

Au-delà du souci de respecter le principe de sécurité, elles créent un espace de travail totalement normé, brisant la convivialité entre collaborateurs et réduisant au maximum les contacts physiques ou sociaux, y compris lors des déjeuners ou pauses.

En tant que spécialistes du risque psychosocial au travail, nous n'avons pas souhaité imposer une prévention contre le covid-19 qui génèrerait un fort risque psychosocial d'isolement ou d'anxiété majeure.

Pour ne pas exposer nos personnels et ne pas les contraindre à un environnement qui pourrait devenir anxiogène, notamment au sein des locaux d'avocats qui sont installés traditionnellement dans des appartements réaménagés en bureaux, sans salles diverses dédiées à toutes les occupations professionnelles (cantine, plusieurs salles de réunions indépendantes) et surtout pour ne pas favoriser l'isolement des personnels, nous avons décidé de favoriser le travail numérique et les réunions participatives en visioconférence ainsi que des canaux de discussion numérique, tout en privilégiant la mise en place de postes individuels et totalement aménagés et sécurisés pour les salariés ne pouvant être placés en télétravail.

Nous installons par ailleurs un dispositif de marquage au sol afin d'assurer les flux de circulation en prévision de la rouverture au public prévue le 15 septembre 2020 afin de respecter la jauge légale pour les personnels et les clients.

Les équipements de protection individuels (EPI)

Ils sont à utiliser en dernier recours, lorsqu'il est impossible de recourir à une solution de protection collective de nature technique ou organisationnelle.

Leur utilisation peut procurer un sentiment indu de sécurité et même devenir contreproductive en conduisant à l'abandon des gestes élémentaires de protection. Les EPI sont donc un complément des mesures de protection collectives et ne sauraient s'y substituer.

Le port du masque devient obligatoire si le respect de la distanciation physique est impossible.

Hors professionnels de santé, l'employeur peut fournir des masques FFP1 ou des masques alternatifs à usage non sanitaire dits 'grand public".

L'employeur peut généraliser le port du masque au sein de l'entreprise même si les gestes barrières peuvent être respectés. C'est une possibilité et non une obligation.

En fonction des circonstances, il y aura lieu éventuellement d'imposer le port du masque aux clients au sein du cabinet lors des rendez-vous fixés pour motif impérieux, afin d'adapter la sécurité en fonction des locaux disponibles ainsi que d'assurer la protection des salariés considérés comme vulnérables au risque pandémique.

En dehors de cette contrainte, aucun équipement de protection individuel ne sera requis.

Les tests de dépistage

A compter du 11 mai 2020, la stratégie nationale de dépistage doit permettre d'isoler les personnes présentant des symptômes de Codid-19 et les personnes ayant été en contact rapproché avec une personne infectée.

Le rôle des entreprises, dans le cadre de cette stratégie est de:

- relayer les messages des autorités sanitaires: toute personne présentant des symptômes doit être invitée par son employeur à ne pas se rendre sur son lieu de travail et à consulter un médecin sans délai, se faire dépister sur prescription de celui-ci et s'isoler. Il en est de même pour les personnes ayant été en contact rapproché (moins d'un mètre pendant plus de 15 minutes)

- inciter les agents asymptomatiques à ne pas se rendre sur leur lieu de travail ou à le quitter immédiatement si les symptômes se révèlent sur leur lieu de travail et à consulter afin d'obtenir la prescription de dépistage,

- en évaluant précisément les risques de contamination encourus sur les lieux de travail qui ne peuvent être évités et en mettant en place des mesures de protection qui limiteront le nombre de personnes ayant été en contact rapproché par un patient Covid,

- en collaborant avec les autorités sanitaires.

En revanche, les campagnes de dépistage organisées par les entreprises pour leurs salariés ne sont pas autorisées.

Ces dispositions concernent essentiellement le rôle de l'employeur dans la traçabilité et la gestion du risque d'épidémie.

En pratique, les cabinets d'avocat ont la charge de rédiger un document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) qui contient non seulement des dispositions relatives à l'organisation des locaux et à la prise en charge des personnes en cas de réalisation des risques, mais aussi des rubriques spécifiques concernant le télétravail et les risques psychosociaux en général.


Les avocats sont en effet soumis aux mêmes obligations que n'importe quel employeur de droit privé ou de droit public.

Nous demandons en conséquence aux personnes se présentant au cabinet ou ayant un rendez-vous impératif de bien vouloir respecter les préconisations sanitaires: si le client présente des symptômes ou a été en contact rapproché avec une personne porteuse du Covid-19, il conviendra de bien vouloir nous en informer et de ne pas se présenter au cabinet, y compris pour un dépôt de documents ou d'actes.

Outre l'aspect sanitaire, il conviendra de trouver la meilleure solution possible par la voie des outils numériques ou par l'information des parties ou autorités de cette situation, dans le strict respect du secret médical.

Le protocole de prise en charge d'une personne asymptomatique et de ses contacts rapprochés

Il revient à l'entreprise, le cas échéant avec la médecine du travail, de rédiger préventivement une procédure ad hoc de prise en charge sans délai des personnes asymptomatiques afin de les faire isoler rapidement dans une pièce dédiée et de les inviter à rentrer chez eux.

Les entreprises élaborent des matrices des contacts et leur qualification (à risque ou risque négligeable) pour faciliter l'indentification des personnes contacts en cas de survenue d'un cas avéré.

La prise en charge repose sur:
- l'isolement,
- la protection,
- la recherche de signes de gravité.

Le protocole, en fonction des situations, prévoit la liste des obligations à la charge de l'employeur

Si ces dispositions concernent l'organisation interne des cabinets, il est impératif en revanche que les règles de dépistage soient respectées par les clients afin de ne pas exposer les personnels ni les avocats.

Tout client qui aurait été exposé au virus en contact rapproché ou qui présenterait des symptômes doit immédiatement en aviser son avocat si un rendez-vous ou une rencontre physique sont prévus, en particulier au sein des locaux.

La prise de température

Un contrôle de température à l'entrée de l'établissement est déconseillé mais le Ministère des Solidarités et de la Santé recommande à toute personne de mesurer elle-même sa température en cas de sensation de fièvre et plus généralement d'auto-surveiller l'apparition de symptômes évocateurs de Covid-19.

La fièvre n'est pas toujours présente chez les malades et le portage viral peut démarrer jusqu'à 2 jours avant le début des signes cliniques. La prise de température pourrait en conséquence être faussement rassurante.

Les entreprises, dans le cadre d'un ensemble de mesures de précaution, peuvent néanmoins organiser un contrôle de la température des personnes entrant sur leur site, en respectant les dispositions du code du travail, le respect de la dignité et le principe d'une information préalable sur le dispositif.

En l'état des prescriptions sanitaires des autorités publiques, le contrôle de la température n'est pas recommandé ni n'a un caractère obligatoire et le salarié peut le refuser.

Si l'employeur ne laisse pas le salarié accéder à son poste, il peut être tenu de lui verser le salaire correspondant à la journée de travail perdue.

Ces dispositions ne font l'objet d'aucune application au sein de notre structure

Nettoyage et désinfection

Fréquences de nettoyage:
- nettoyage fréquent des surfaces et des objets qui sont fréquemment touchés,
- nettoyage journalier des sols,
- nettoyage journalier des matériels roulants, infrastructure de transport, aéronefs.

Le terme de désinfection utilisé vise la destruction du coronavirus uniquement avec un produit actif (et non une opération de désinfection sur les micro-organismes beaucoup plus résistants)

Le protocole prévoit la mention des produits à utiliser et précise les surfaces à désinfecter notamment:
- les surfaces en plastique et en acier,
- les sanitaires, équipements de travail collectifs, rampes d'escalier, poignées de portes, interrupteurs d'éclairage, boutons d'ascenseur, écrans tactiles, combinés de téléphone, appareils de paiement, comptoir d'accueil, mobilier. 

Afin d'assurer la prise en charge effective des conditions de nettoyage imposées par le protocole, nous avons décidé de mettre en place, à compter de la rouverture des locaux au public, une politique de désinfection comprenant le nettoyage régulier des appareils et locaux collectifs (types imprimante et sanitaires) ainsi que l'aération des locaux et le nettoyage des tables de réunions et autres dipositifs susceptibles d'être en contact avec un client ou un personnel après chaque rendez-vous, afin d'assurer la sécurité des personnes internes ou externes au cabinet.

NOUVELLES METHODES DE TRAVAIL

Pour continuer d’assurer le même service et fournir davantage de proximité à nos clients malgré des règles sanitaires complexes et un nouveau mode de vie auquel il va falloir s’habituer, nous avons mis en place des outils numériques collaboratifs à destination de nos personnels et de nos clients.

Nous utilisons désormais Teams, permettant d’instaurer des canaux de discussion immédiate, des prises de rendez-vous simplifiées notamment en visioconférence et des partages de documents et de dossiers. Plus de mails intempestifs ou de téléchargement de pièces complexes, tout sera ordonné par dossier et par client et accessible directement sur une plateforme partagée.

Nous avons par ailleurs automatisé le traitement des fichiers .pdf pour une meilleure organisation numérique ainsi qu’un système de tampon numérique pour la transmission des actes, bordereaux et pièces dans le cadre de l’application Télérecours (accès aux juridictions administratives). Gain de temps, gestion de l’espace et surtout geste écologique dans une profession travaillant encore essentiellement sur papier.

Les rendez-vous en visioconférence pourront être plus fréquents afin d’assurer une disponibilité adaptable aux besoins des clients.

Pour fixer une réunion en visioconférence, voici la procédure

Un rendez-vous peut être convenu par échange de mail ou téléphone et peut contenir jusqu’à 9 participants. Une fois l’horaire et le jour confirmés, le client recevra un mail de confirmation

Après avoir été accepté, le rendez-vous est inscrit automatiquement à l’agenda de l’avocat et du client via son application mail

Au moment du rendez-vous, il convient de se rendre sur le rendez-vous agenda dans le calendrier et de cliquer sur l’onglet « rejoindre ». Une page web va s’ouvrir donnant le choix de télécharger l’application ou de continuer sur le web. Sur PC, l’option est ouverte, ce qui n’est parfois pas le cas sur Mac. Dans ce cas, il convient alors de cliquer sur « télécharger l’application » qui est gratuite. Cela pourra servir pour les rendez-vous ultérieurs.

Une fois que l’on clique sur « Participer sur le web à la place », la réunion se déclenche.

 

Attention de bien brancher la caméra et le micro. Il est possible de paramétrer les options dans « Périphériques ». L’application permet un partage d’écran, de documents et d’un tableau pour illustrer les propos tenus.

 

Nous créons par ailleurs une nouvelle page sur le site Armide « Espaces client » qui se subdivise en deux parties

L’espace « Nouveau client » permettra de prendre rendez-vous en ligne avec disponibilité immédiate des dates de rendez-vous, paiement en ligne et correspondance dématérialisée avec le cabinet pour la transmission des pièces utiles à la première consultation, de façon personnalisée en fonction de la demande.

L’application fonctionne sur le même principe que doctolib pour les médecins et a été spécialement conçue pour Armide.

L’espace « Vous êtes déjà client » permettra le suivi dématérialisé des factures en cours, le détail des diligences (notamment pour transmission aux protections juridiques ou dans le cadre de la mise en oeuvre de la protection fonctionnelle) et à terme, des actes et documents collaboratifs sur une plateforme totalement sécurisée.

Ces services seront mis en place le 25 mai prochain et permettront un échange dématérialisé et confidentiel avec chacun de nos clients dans le strict respect de nos obligations déontologiques et de la protection des données.

Les nouvelles méthodes de travail numériques imposées par le confinement nous ont ainsi permis de réformer la relation client traditionnelle entre l’avocat et le client et, contrairement à ce que les gestes barrières peuvent laisser penser, à créer davantage de proximité et de convivialité.

D’autres applications collaboratives sont en cours de développement et devraient être mis en ligne dans le courant du deuxième semestre 2020.